Yeni işe başlayan çalışanlar çalışma yükümlülüklerini yerine getireceklerinin sözünü verirken bir yandan da hem kendi hem de işyerlerinin menfaatlerini korumak için bir dizi sözleşme imzalarlar. Bu sözleşmelerden bir tanesi de işyerinin bilgi gizliliğini sağlayan gizlilik sözleşmeleridir.

Gizlilik sözleşmesi / taahhütnamesi işyerinin sahip olduğu bilgilerin çalışılan süre boyunca ve işten ayrılma durumunda gizli tutulmasının sözünün verilmesidir. Çalışanlar, müşteriler, aracı personeller ya da çalışma arkadaşları tarafından kendileriyle paylaşılan, tanık veya tesadüfen bilgi sahibi oldukları dokümanlar, projeler, tasarımlar, prototipler, bilgisayar programları, teklifleri, ücret bilgilerini, şifreleri veya diğer bir teknik iş bilgisini ifşa etmemeyi,  kopyalamamayı ve işyerinin rakibi olan firmalarla paylaşmamayı gizlilik sözleşmeleriyle kabul etmiş olurlar.

Gizlilik sözleşmeleri, işyerinin ve çalışılan müşterilerin bilgilerini güvenlik altına almayı amaçlar. Yapılan iş esnasında kullanılan bilgilerin çoğaltılması ve kopyalanması suretiyle şahsi veya rekabet edilen firmalara vermek amaçlı kullanılması gizlilik sözleşmesinin ihlaline sebep olacaktır. Şirkete ait bilgiler sadece yapılan iş sırasında kullanılabilir ve zorunlu olması durumunda çoğaltılabilir.

İşyerleri gizlilik sözleşmeleri kapsamında aşağıdaki konuları garanti altına almayı da hedefleyebilir;

  • Çalışanın, verdiği hizmetlerle iş ilişkisi olan bir kuruluşla çıkar ilişkisi içinde olmaması,
  • Yapılan işle ilgili mevcutta ve gelecekte alınacak olan tüm patent, telif, marka kullanım hakkı veya diğer fikri hakkı işyerine ait olması,
  • İşyerine ait tüm bilgilerin yargı kararı veya herhangi bir kanuni sebepten dolayı açıklanması bilgi gizliliği ihlaline aykırı olmayacaktır. Fakat işyerine derhal durum hakkında bilgi verilmesi,
  • Yapılan iş sebebiyle edinilen tüm bilgi, araç, tasarım, dokümanların işin sonlanması halinde işyerine iade edilmesi,
  • Kullanılan doküman veya iş araçlarının kaybolması, tahribatından doğacak zararların karşılanması.

İşyerleri gizlilik sözleşmeleriyle şirketin, diğer çalışanların ve müşterilerinin menfaatlerini garanti altına alır. Gizlilik sözleşmelerinde yukarıda bahsedilen bir veya birden fazla madde olabilir.  Bu maddelerin ihlali durumunda işyerinin uğrayacağı zararların tümünün çalışan tarafından karşılanacağına dair maddeler de ayrıca sözleşmelere eklenebilir.