Bir rivayete göre koskoca Sovyetler Birliği’nin dağılması devlet yöneticileri ile halkın arasındaki iletişim kanallarının sağlıksız olmasıydı. Devletten halka ulaştırması için emirleri alan görevliler, kimi zaman işgüzarlık yapıyor ve emirleri yanlış aktarıyordu. Bu durum halkın devlete olan sevgisini ve bağlılığını azaltıyordu. Sovyetler Birliği’nin çok büyük bir alanı kaplaması onu zaten hantallaştırıyordu. Bir de yanlış iletişim kanalları da buna tuz biber ekerek kaçınılmaz sonu hazırlamış oldu.
Olaya mikro ölçekte bakacak olduğumuzda, -takibi elbette Sovyetler Birliği’ne göre daha kolay olsa da- şirketler için de bu “yanlış iletişim kanalı” felaketlere yol açabilir, iyi bir iletişim kanalı da birçok sorunun daha ortada yokken silinip gitmesini sağlayabilir.
Bir afet durumunda şirketin ölçeği ne olursa olsun tüm çalışanlar üst yönetimden birileri ile temasa geçmek ve onlardan rahatlatıcı bilgiler almak ister. Fakat bu afet ya da kriz gibi olağanüstü durumlarda üst yöneticilerin de erişilebilirliği kısıtlı hale gelebilir ya da olabileceğinin en kötüsü yani direkt olarak onların başına bir şey gelmiş olabilir. Bir şirketin böylesi acı bir duruma da her zaman hazırlıklı olması gerekir. Üst yönetim tarafından herhangi bir felaketin getirdiği kriz ortamına bağlı olarak çalışanlarının kendisine ulaşamaması durumlarına yönelik, tıpkı bir vasiyet gibi kendilerinden sonraki eylem planlarını belirtmesi ve gerekli kişilere tebliğ etmesi gerekir. Bu kritik görevi tüm şirkete doğru bir şekilde aktarabilmek için de sağlıklı bir iletişim kanalı gerekir.
İşin hacmi ve boyutu ne olursa olsun normal iş süreçlerinde herhangi bir aksaklık yaşanmaması müşterilerin, paydaşların ve çevrede etkileşim halinde olunan tüm kurum ve kişiler nezdinde oldukça olumlu bir intiba bırakacağı su götürmez bir gerçek olarak karşımıza çıkıyor.
Bu tebliğ işleminin günümüzde önemi her geçen gün biraz daha artan İnsan Kaynakları departmanı aracılığıyla yapılması uygun olacaktır. Şirketlerin üst yönetimi ve personel arasındaki köprüyü kuran departman da İnsan Kaynaklarının ta kendisidir.
Ast-üst ilişkilerinde gereksiz samimiyetlere mahal vermek istemeyen birçok şirkette hiyerarşi sistemi oldukça dikey konumlandırılır. Böylesi şirketlerin alt kademe personeli için üst yönetimle temasa geçebilmek hayli zordur. İşte İnsan Kaynakları işçiyle işveren arasında köprü konumunu bir kez daha gözler önüne sererek, bir iletişim kanalı görevi görür. Hal böyleyken belirsizlik dönemlerinde birçok çalışanın ilk erişim noktası İnsan Kaynakları olacaktır.
Çalışana Güven Vermek
Amerikalı akademisyen Maslow’un oldukça kabul görmüş “ihtiyaçlar hiyerarşisi” kuramında fizyolojik ihtiyaçlardan sonra ikinci sırada güvenlik ihtiyacı geliyor. Bu kabul görmüş ve sıklıkla atıfta bulunan kuramdan da anlaşılacağı üzere güvende olabilmek her insan hatta her canlı için çok büyük önem taşıyor.
Olası bir felakette şirket üst yönetimlerinin çalışanlarına güven vermeyi başarabilmesi, çalışan bağlılığını da muazzam ölçüde artıracak ve dolayısıyla çalışanlar güvende hissettikleri bu yerde çalışıyor olmaktan dolayı mutlu olacaklardır.
Bütçede Çeşitli Kaynaklar Yaratmak
Herhangi bir felaket sonrası özellikle Linkedin paylaşımlarında falanca şirketin, çalışanlarına ek yan haklar tanıdığını ya da direkt olarak nakdi yardımlar yaptığını görmüşüzdür. Bu durum azıcık PR kokuyor olsa da şirketin karizmasını artıran ve potansiyel insan kaynağı için de adeta bir cazibe merkezi olmasını sağlayan, şık bir hareket olarak göze çarpıyor.
Öte yandan yine çalışan bağlılığını artıracağı gibi işin sürekliliğini de sağlamakta önemli rol oynayacaktır.
Farklı Lokasyonlar ya da Bulut Tabanlı Saklama Alanları
Bir kurumun kendi geçmişini unutması, kurum kültürünü de unutması anlamına geliyor. Gerekli arşivlemeler kurum kültürü için çok büyük önem taşıyor. Bu arşivlemeler afet senaryoları da göz önünde bulundurularak muhafaza edilmeli. Müşterilerin ve çalışanların bilgilerinin bir yedeğini muhakkak ofisinizin bulunduğu şehirden uzak, farklı bir lokasyonda saklanması gerekiyor.
Günümüzde evrak, dosya gibi fiziki dokümanlar yerini dijitale bıraktı. Bulut tabanlı veri depolama alanları özellikle afetlere karşı çok daha güvenli bir ortam sunuyor. Sağladığı güvenliğin yanı sıra erişimi de hayli kolaylaştırıyor.
Afet Tüm Çevreyi Değil Yalnızca Sizi Etkileyebilir
Afet durumunun yalnızca sizi etkilediği durumlar da olabilir. Burada bir deprem, sel ya da yangından bile bahsetmiyoruz. Az önce de belirtmiş olduğumuz gibi bulut tabanlı veri depolama alanları hayatımızı çok kolaylaştırdığı için oldukça tercih ediliyor. Yine bulut tabanlı bir sisteminizin olduğunu ve bölgenizdeki en büyük online alışveriş sitesinin, kredi kartı gibi en özel verilerini burada tuttuğunuzu varsayalım. Bir siber saldırı olduğunda, kuşkusuz ilk hedef müşterilerinizin kişisel ve kredi kartı bilgileri olacaktır. Böylesi bir durumda sağladığınız hizmetin kesintiye uğraması, birçok müşteriyi kaybetmek demek olacaktır. Yapılacak felaket senaryolarında bu gibi “doğal olmayan afetleri” de göz önünde bulundurmak gerekiyor.
