Hiçbir şey, işler her zaman olduğu gibi devam edecek.
Maaşımı doğru miktarda günü gününe alacağım.
Şirketleri birleşen tüm çalışanların en basit beklentisi budur. Nasıl üretim şirket için hayatiyse, bordro da çalışan için aynı hayati önemi taşır. Kimse bordroyu durdurmaya cesaret edemez.
İki bekar insanın evlilik hayatına adapte olması gibi, şirket evliliklerinde de, iki şirket farklı seviyelerde değişimden geçer: Bireysel kurumsal kültürler birden ortadan kalkmaz veya birbirine karışmaz. Önceden belirlenen geçiş dönemi sırasında, iş süreçleri ve sistemleri beraber var olabilir, farklı ürünlerin üretimi farklı fabrikalarda üretilmeye devam edebilir. İnsan Kaynakları da performans yönetimi, eğitim planlama ve işe alım süreçlerini adapte etmede bir geçiş dönemi koyabilir ancak bordro bekleyemez.
Bordro birinci günden saat gibi işlemelidir. Her çalışan zamanında ve doğru olarak maaşını almalıdır. Hatasız ve zamanında bordro için, perde arkasında gerçekleşmesi gereken bir hazırlanma süreci ertelenmemeli, entegrasyon planlamasının başında yer almalıdır. Öncelik gelir vergisi ve sosyal güvenlik kesintileri gibi alanlarda herhangi bir atlama olmadan çalışanların tümünün yeni bordrolama sistemi çatısı altında eksiksiz toplanmasıdır.
Şirket alım satımından geçen iki şirket de, hazırlık aşamasında ve birleşme esnasında, çalışanları ve müşterileriyle ilgili kayda değer miktarda ve önemde bilgileri birbirleriyle paylaşma durumunda kalacaktır. Önemli olan, bordro takımlarının çalışan datasının analizini doğru yapmasıdır, bu datanın içinde iş gücünün doğasından, maaş ve yan hak yapılarına kadar kritik bilgiler mevcuttur ve entegrasyonun hatasız yapılması için gereklidir.
Bordro takımından birinin kurumsal değişim planı üzerinde şirketteki diğer departmanlarla ve dışarıdan danışmanlık veren profesyonellerle beraber çalışması gerekir. Birleşen iki şirketin bordro sistemleri analiz edilip datalarını bir araya getirmek için en iyi metodun saptanması gereklidir. Bordro entegrasyonu Bordro Direktörü tarafından yönetilmeli ve personel ve özlük işlerinden, işçi-işveren ilişkileri, data analitiği ve insan kaynakları sistemlerine kadar her alan titizlikle entegrasyon planının içine alınmalıdır.
Bordro entegrasyonu sırasında, data setleri güvenli bir şekilde yedeklenmeli, bir araya getirilip değerlendirilmeli ve temizlenmelidir. Testler data transferinden sonra tekrarlanmalı ve hata oluşmadığından emin olunmalıdır. Bu test süreçlerinin zamanlamalarından ve kaydedilen gelişmelerden tüm çalışanların haberdar edilmesi önemlidir.
Şirket birleşmelerinden geçen firmaların çoğu insan kaynakları ve bordrolama süreçlerinin yönetimini bordrolama danışmanlık firmalarına bırakırlar. Danışmanlık firmalarının hizmetleri özellikle İnsan Kaynakları, Bilişim Teknolojileri ve Finans gibi arka ofis sistem ve proseslerin entegre edildiği ilk etapta yarar sağlamaktadır. Dış kaynak uzmanlığına bu alanların delege edilmesi sayesinde, birleşmeden geçen firmalar kendi ana faaliyet alanlarına konsantre olarak işlerin işleyişini aksatmamış olurlar.
Ela EROZAN GÜRSEL
